Evrak Seri Tanımları

Her evrak türü için yeni evrakta önerilecek seri ile proje, departman, depo, personel, kasa ve banka değerleri ve evrak numarasının nasıl kontrol edileceği bu ekranda tanımlanır. Değişiklik yalnız yeni açılan evrakları etkiler; kayıtlı evraklar değişmez.

Nereden açılır?

• Sistem YönetimiKurulum İşlemleriParametrelerEvrak Seri Tanımları

Bu menü tüm paketlerde bulunur.

Ekran

Evrak Seri Tanımları (listelenmeden önce)

Kapsam

Tanımların kimin için geçerli olduğu üstteki Kapsam bölümünde yazar:

• Kullanıcı: kullanıcı bazlı seri kapalıysa Tüm kullanıcılar (ortak tanım) yazar ve tanımlar herkes için ortaktır. Kullanıcı bazlı seri açıksa buradan kullanıcı seçilir; tanımlar o kullanıcıya özel olur.
• Şube: tanımlar ya aktif şubeye özeldir ya da bütün şubelerde ortaktır; hangisi olduğu kapsam açıklamasında yazar.

Bu iki davranış ticari parametrelerle belirlenir: Ticari Parametreler.

Listeleme

Formları Göster (F5) evrak türlerini listeler. Seçili kapsamda satırı olmayan evrak türleri için boş seri satırı oluşturulur; mevcut evraklar değişmez.

Kolonlar

Kolon	Açıklama
Evrak No, Evrak Kodu, Modül, Tipi	Evrak türünü tanıtır; gri gösterilir ve değiştirilemez.
Seri No	Bu türde yeni evrak açılınca önerilecek seri.
Proje, Departman, Depo, Personel, Kasa, Banka	Yeni evrakta önerilecek değerler (evrak ekranı bu alanı kullanıyorsa). F10 ya da Listeden Seç ile seçilir.
Evrak No Kontrolü	Kayıtta aynı seri ve sıra numarasıyla başka evrak varsa ne olacağı: kontrol yok, yalnız uyarı ya da işlemi durdurma.

Düzenleme

• Satırdan çıkınca satır kaydedilir; Satırı Kaydet de aynı işi yapar, Vazgeç satırdaki değişikliği geri alır.
• Üstteki arama kutusu tip, kod, modül ya da seriye göre arar (Ctrl+F).
• Alttakilere Kopyala (ya da sağ tık): seçili hücrenin değerini altındaki bütün satırlara onay alarak kopyalar. Evrak tanımı kolonlarında kopyalama yapılamaz.
• Izgarada elle yeni satır eklenemez.
• Tamam düzenlenen satırı kaydedip ekranı kapatır.

Seri No en çok 5 karakterdir. Bu ekran sıra numarası üretmez ve başlangıç numarası tanımlamaz; sıra numarası evrakta seçilen seriye göre ayrıca verilir.

Evrak No Kontrolü seçenekleri:

Seçenek	Kayıtta aynı seri ve sıra numaralı evrak varsa
Kontrol Yok	Hiçbir şey sorulmaz, evrak kaydedilir.
Uyarı Ver	Uyarı çıkar, kayıt yine de yapılır.
İşlemi Durdur	Uyarı çıkar, evrak kaydedilmez.

Örnek: satış faturalarında "A" serisi ve mükerrer numara kontrolü

Örnek Ticaret ve Sanayi A.Ş. satış faturalarını A serisiyle kesmek, faturaların Merkez Depo'dan çıkmasını ve aynı numaranın iki kez kullanılmasını engellemek istiyor.

1. Ekranı açın ve Kapsam bölümünde tanımın kimin için geçerli olacağını kontrol edin (ortak tanım ya da seçili kullanıcı; aktif şube ya da tüm şubeler).
2. Formları Göster'e (F5) basın; evrak türleri listelenir.
3. Arama kutusuna (Ctrl+F) satış yazın ve Tipi kolonunda satış faturasını gösteren satıra gelin.
4. Seri No hücresine A yazın.
5. Depo hücresine geçip F10 ile 01 - Merkez Depo'yu seçin.
6. Evrak No Kontrolü hücresinde İşlemi Durdur'u seçin.
7. Satırdan çıkın ya da Satırı Kaydet'e basın; sonra Tamam ile ekranı kapatın.

Sonuç: Bundan sonra açılan her yeni satış faturasında seri A ve depo 01 önerilir; önceden kesilmiş faturalar değişmez. Bir kullanıcı daha önce kullanılmış A serisi bir numarayla fatura kaydetmeye çalışırsa program "Bu Evrak Numarası Daha Önce Kullanılmış, Kullanılamaz." uyarısını verir ve kaydı yapmaz.

Örnek: bir değeri birçok evrak türüne birden yazmak

Mağaza kullanıcılarının bütün evraklarında K02 - Mağaza Kasası önerilsin istiyorsunuz:

1. Formları Göster ile listeleyin; kasayı yazmak istediğiniz ilk satırın Kasa hücresine F10 ile K02'yi seçin ve satırı kaydedin.
2. Aynı hücredeyken Alttakilere Kopyala'ya basın (ya da sağ tık).
3. Onay penceresi değerin kaç satıra yazılacağını gösterir; Evet deyin.

Değer yalnız o satırın altındaki satırlara yazılır, üstteki satırlar değişmez. Her satır hemen kaydedilir; toplu geri alma yoktur. Bu nedenle kopyalamadan önce listeyi doğru sıraya ve doğru kapsama getirin.

Sık karşılaşılan durumlar

Mesaj	Ne yapmalı?
"Bu Evrak Numarası Daha Önce Kullanılmış. Lütfen Kontrol Ediniz." (faturada)	Evrak No Kontrolü Uyarı Ver'dir; kayıt yapılır. Numarayı kontrol edin, gerekiyorsa evrakı düzeltin.
"Bu Evrak Numarası Daha Önce Kullanılmış, Kullanılamaz." (faturada)	Evrak No Kontrolü İşlemi Durdur'dur; sıra numarasını değiştirip yeniden kaydedin.
"Önce "Formları Göster" ile evrak türlerini listeleyin."	Kopyalama ya da seçim listesi için önce F5 ile listeleyin.
"Evrak No, Evrak Kodu, Modül ve Tipi evrak türünün kimliğidir; kopyalanamaz."	Seri No, Proje, Departman, Depo, Personel, Kasa, Banka ya da Evrak No Kontrolü hücresine geçip tekrar deneyin.
"Seçim listesi Proje, Departman, Depo, Personel, Kasa ve Banka kolonlarında açılır; ..."	F10'a basmadan önce bu kolonlardan birindeki hücreye geçin.

İpuçları

• Kullanıcı bazlı seri açıksa her kullanıcı için ayrı ayrı Formları Göster yapmanız gerekir; kullanıcı seçimini değiştirdikten sonra listelemezseniz ızgara düzenlemeye kapalı kalır.
• Fatura ekranındaki seri / sıra alanları: Satış Faturaları.