Veri Tabanı Devir İşlemleri
Yeni bir döneme (genellikle yeni yıla) geçerken kartlar, açık evraklar ve bakiyeler eski dönemin veritabanından yeni dönemin veritabanına aktarılır; buna devir denir. Veri Tabanı Devir İşlemleri bu aktarımı adım adım yapan bir sihirbazdır.
Nereden açılır?
Bu menü tüm paketlerde bulunur.
Devir hedef veritabanına yazar ve geri alınamaz; başladıktan sonra iptal edilemez. Başlamadan önce hedef veritabanının yedeğini alın, devir sırasında başka kullanıcıların hedef veritabanında çalışmadığından emin olun. Devri sistem yöneticinizle birlikte yapmanız önerilir.
Ekran
Üstteki kutucuklar seçimlerinizin özetini gösterir: Kaynak, Hedef, Devir Türü, Devir Tarihi ve Kapsam (kaç bölümün aktarılacağı). Soldaki Devir Adımları listesinde sırayla ilerlenir; alttaki İleri / Geri düğmeleri adımlar arasında geçer.
Adımlar
| Adım | İçerik |
|---|---|
| 1. Kaynak ve Hedef | Kaynak (okunur): şu an bağlı olduğunuz veritabanı. Hedef (yazılır): verilerin aktarılacağı yeni dönem veritabanı. Devir Tarihi ve devir türü burada seçilir. |
| 2. Kartlar | Hedefe kopyalanacak tanım kartları işaretlenir. Seçili kartlar hedefte silinip kaynaktan yeniden yazılır. |
| 3. Açık Evraklar | Kapanmamış sözleşme, teklif, sipariş, irsaliye gibi evraklar ve (kullanılıyorsa) oto servis kayıtları. |
| 4. Bakiyeler | Cari, kasa, banka, hizmet, masraf, personel bakiyeleri, firma kredi kartı borçları ve stok miktarları devir tarihindeki tutarlarıyla hedefte açılış olarak oluşturulur. Cari için vadeli devir seçeneği vardır. |
| 5. Servis | Hedef veritabanında çek / senet temizliği ve firma - şube ile ilgili ek aktarımlar. |
| 6. Özet ve Devir | Doğrulama, aktarılacak kayıt sayılarının salt okunur önizlemesi ve onay. Devir bu adımda başlar. |
Devir türü
- Kısmi devir (varsayılan): yalnız sonraki adımlarda seçtiğiniz kartlar, açık evraklar, bakiyeler ve servis işlemleri yapılır. Bakiyeler ve stok, devir tarihinden önceki hareketlerden hesaplanır; yeni yılın kaynakta girilmiş hareketleri açılışa katılmaz.
- Tam dönem devri (bu tarihten itibaren girilen hareketleri de aktar): devir tarihinden itibaren kaynakta girilmiş hareketler de hedefe aktarılır.
Devir sırasında ve sonrasında
- Önizle düğmesi kayıt sayılarını ve doğrulamaları yeniler; veri yazmaz.
- Devir aşama aşama yapılır. Durdur ile devri o aşamanın sonunda durdurabilirsiniz. Yarıda kalan devir, aynı hedef ve aynı seçimlerle yeniden başlatıldığında kaldığı yerden devam eder.
- Devir sonunda mutabakat yapılır: kaynaktaki bakiye, stok ve seri numaraları hedefteki açılışlarla karşılaştırılır. Fark varsa bir pencerede gösterilir.
Örnek: 2026'dan 2027'ye kısmi devir
Örnek Ticaret ve Sanayi A.Ş. 2027'ye yeni bir veritabanında başlayacak. Yeni dönem veritabanı (ör. BILNEX_KILAVUZ_2027) ve firma tanımı sistem yöneticisi tarafından önceden açıldı.
- Kaynak ve Hedef adımında Kaynak (okunur) olarak 2026 veritabanını, Hedef (yazılır) olarak 2027 veritabanını seçin. Devir Tarihi'ne 01.01.2027 girin; Tam dönem devri kutusunu işaretlemeyin. İleri.
- Kartlar adımında Tümünü İşaretle'ye basın (stok, cari, kasa, banka, depo, gruplar …). Hedefte bu tablolar boşaltılıp kaynaktan yeniden yazılır. İleri.
- Açık Evraklar adımında Siparişler'i işaretleyin: Başkent Eğitim'in (12.10.2026) ve Anadolu Sağlık'ın (14.10.2026) henüz faturalanmamış siparişleri yeni yıla taşınır. Yazdırma tasarımlarınızı da almak için Yazdırma tasarımları'nı işaretleyin. İleri.
- Bakiyeler adımında Cari bakiyeleri, Kasa bakiyeleri, Banka bakiyeleri ve Stok miktarları'nı işaretleyin, Maliyet Yöntemi'ni seçin. Devir fişleri bölümünde Seri DVR (varsayılan) ve Fiş Tarihi 01.01.2027 kalsın. İleri.
- Servis adımını olduğu gibi bırakıp İleri.
- Özet ve Devir adımında Önizle'ye (F5) basın. Tabloda her kalem için Kaynak, Hedef (önce) sayıları ve notlar görünür; hata satırı varsa düzeltin.
- Onay kutusuna hedef veritabanının kodunu (ilk adımdaki listede köşeli parantez içinde görünen değer) aynen yazın ve Devri Başlat'a basın. DEVİR BAŞLATILSIN MI? özetini okuyup, yedeği aldıysanız onaylayın.
- Bitince Devir tamamlandı. uyarısı gelir ve mutabakat açılır. Örneğin Merkez Depo'daki A4 Fotokopi Kağıdı (KRT-0001) kalan miktarı hedefte DVR serili devir fişiyle, Akdeniz Ofis Malzemeleri'nin (120.001) bakiyesi açılış dekontuyla görünür.
Örnek: Vadeli cari devri
Müşterilerin açık faturalarının vadeleri yeni yılda da izlensin istiyorsanız Bakiyeler adımında Vadeli devir (cari)'yi de işaretleyin. Fiş tarihine kadar vadesi gelmiş cari hareketler tek satırda, vadesi sonra olanlar kendi vadesiyle ayrı satırlarda devredilir. Örneğin Başkent Eğitim'e Aralık 2026'da kesilen ve 31.01.2027 vadeli bir fatura, 2027 veritabanında da 31.01.2027 vadesiyle ayrı satırda görünür; Kasım 2026 vadeli faturalar ise tek açılış satırında toplanır.
Örnek: Yarıda kalan devre devam etmek
Devir sırasında Durdur'a bastınız ya da bağlantı koptu. Programı yeniden açın, aynı kaynak, hedef ve seçimlerle Devri Başlat'a basın. Bu hedefe aynı seçimlerle başlatılan önceki devir yarıda kalmış ... Kaldığı yerden sürdürülsün mü? sorusuna Evet derseniz tamamlanan aşamalar atlanır; Hayır derseniz devir baştan yapılır.
Örnek: Eski yılda geç girilen evraklardan sonra açılışları yenilemek
Devirden sonra 2026'ya Aralık tarihli bir satış faturası girildi. Aynı seçimlerle sihirbazı yeniden açın, Bakiyeler adımında Mevcut açılışları yenile'yi işaretleyin. Hedefteki DVR serili açılış dekontları ve devir fişleri silinip kaynaktan yeniden hesaplanır. Açılış cari hareketleri yeni dönemde hareket kapamasında kullanılmışsa bu yapılmaz.
Sık karşılaşılan durumlar
| Uyarı | Ne yapmalı? |
|---|---|
| Kaynak ve hedef veritabanı aynı olamaz. | Hedef'te yeni dönem veritabanını seçin. |
| Seçilen hedef veritabanında firma tanımı yok (Firma Tanımları). | Hedef veritabanında önce firmayı tanımlayın. |
| Devredilecek bir şey seçilmedi (kart, açık evrak, bakiye, stok ya da servis). | Adımlarda en az bir seçim yapın. |
| Stok devri için maliyet yöntemi seçin (Bakiyeler adımı). | Maliyet Yöntemi'ni seçin. |
| Devir fişleri için seri girin (Bakiyeler adımı). | Devir fişleri bölümünde Seri'yi doldurun. |
| Onay için hedef veritabanı kodunu (...) yazın. | Onay kutusuna parantez içinde yazan kodu aynen yazın. |
| Hedefte "DVR" serisinde N açılış dekontu / devir fişi zaten var. ... | Devir daha önce yapılmış. Yeniden hesaplamak için Mevcut açılışları yenile'yi işaretleyin ya da başka seri verin. |
| Bu hedef veritabanı için başka bir devir işlemi sürüyor ... | Başka bir kullanıcı aynı hedefe devir yapıyor; o işlem bitince yeniden deneyin. |
| Açık bir veritabanı işlemi (transaction) var; devir başlatılamaz. ERP'yi kapatıp yeniden açın. | Programı kapatıp açın, devri yeniden başlatın. |
| Devir UYARILARLA bitti ... | Alttaki günlüğü ve mutabakatı kontrol edin. |
İpuçları
- Devirden önce eski dönemdeki evrak girişlerini tamamlayın; devir tarihinden önce girilen her hareket açılış bakiyesini etkiler.
- Doğru kaynak ve hedef veritabanının seçildiğini üstteki özet kutucuklarından kontrol edin.